Política de Tratamiento de Datos Personales
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE Kivocart®
Kivocart®, con domicilio en la Dirección Kivocart®, ha establecido la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, mediante la cual se regula la recolección, almacenamiento, administración y protección de la información recibida de todos los clientes, proveedores, consumidores, contratistas, deudores, acreedores, empleados y demás partes relacionadas.
Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
DEFINICIONES
Aviso de Privacidad
Es el documento que consta en cualquier medio físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del tratamiento de los datos personales, que se pone a disposición del usuario para el tratamiento de sus datos personales.
En el Aviso de Privacidad se informa al Titular de la información la existencia de estas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades y derechos para el tratamiento que se dará a los datos personales suministrados por él.
Autorización
Es el consentimiento previo y expreso del usuario para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos
Es el conjunto de todos los datos personales que han sido autorizados por sus usuarios y que serán objeto del tratamiento establecido por esta política.
Datos Personales
Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a un usuario.
Dato Privado
Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el usuario.
Datos Sensibles
Son aquellos datos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar discriminación por razones de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Responsable del Tratamiento
Para los efectos de esta política, el responsable del tratamiento es Kivocart®, quien maneja los datos personales de sus usuarios de acuerdo con lo establecido por la ley y por el presente documento.
Encargado del Tratamiento
Es la persona natural designada por Kivocart® para realizar el tratamiento de los datos personales.
Titular
Persona natural de quien es la información y quien libre y voluntariamente ha manifestado a Kivocart® su autorización para que sus datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento
Es cualquier operación realizada sobre los datos personales, tales como:
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Recolección.
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Almacenamiento.
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Uso.
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Circulación.
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Modificación.
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Actualización.
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Aclaración.
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Supresión.
PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Como principio fundamental de esta política, Kivocart® respeta la privacidad de todas las personas naturales o jurídicas que suministren su información personal mediante cualquiera de los canales establecidos para la recolección de datos.
Kivocart® garantiza que cuenta con mecanismos y sistemas de almacenamiento adecuados y seguros para proteger dicha información.
Toda la información será recolectada, procesada y utilizada de conformidad con la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
No obstante, Kivocart® no será responsable por las consecuencias derivadas del acceso indebido de terceros a las bases de datos o por fallas técnicas en los sistemas de almacenamiento.
Los datos suministrados por el Titular deberán ser claros, veraces, verificables y exactos para garantizar un tratamiento confiable.
La confidencialidad constituye uno de los principios rectores de esta política; por ello, todo funcionario que tenga acceso a las bases de datos estará obligado a guardar absoluta reserva sobre la información conocida durante el ejercicio de sus funciones.
Todo dato almacenado por Kivocart® deberá contar con la autorización previa, expresa y voluntaria de su Titular, salvo las excepciones previstas por la legislación vigente.
Política de Tratamiento de Datos Personales (Continuación)
Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
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Codificar en nuestros sistemas las solicitudes de vinculación como clientes y/o proveedores.
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Informar sobre nuevos productos o servicios.
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Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
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Lograr una comunicación eficiente relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, facilitando el acceso a esta información.
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Proveer nuestros productos y servicios.
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Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios o cambios en los mismos.
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Evaluar la calidad del servicio.
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Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
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Consultar, reportar, procesar y transferir información a centrales de riesgo.
Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad
El tratamiento de datos personales de menores de edad se realizará respetando en todo momento sus derechos fundamentales.
En caso de realizar tratamiento de datos de menores, Kivocart® observará la regulación aplicable y acogerá los pronunciamientos de la Corte Constitucional sobre esta materia.
Tratamiento de Datos Sensibles
Dado que Kivocart® puede recolectar datos biométricos como videos de vigilancia, fotografías, huellas dactilares y demás información considerada sensible, garantizará que el tratamiento de dichos datos se realizará con el fin de mejorar sus procesos de atención y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
Derechos del Titular de la Información
El Titular de los datos personales tendrá derecho a:
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
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Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la Ley no lo requiera.
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Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
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Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley.
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Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
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Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Deberes del Responsable del Tratamiento
Kivocart®, como responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:
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Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
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Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular cuando sea requerida por la Ley.
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Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten.
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Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
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Actualizar oportunamente la información cuando sea necesario.
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Rectificar la información cuando sea incorrecta.
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Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto por las condiciones de seguridad y privacidad.
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Tramitar las consultas y reclamaciones formuladas por los Titulares.
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Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
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Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos personales cuando este lo solicite.
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Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
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Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Política de Tratamiento de Datos Personales (Continuación Final)
Deberes del Encargado del Tratamiento de Datos Personales
El Encargado del Tratamiento deberá:
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Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
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Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
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Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
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Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
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Registrar en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" cuando corresponda.
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Insertar en la base de datos la leyenda "Información en discusión judicial" cuando exista una orden de autoridad competente.
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Abstenerse de circular información que se encuentre en controversia mientras exista orden de bloqueo emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
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Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
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Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
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Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Área Responsable y Procedimiento para Consultas y Reclamos
El área responsable de atender las consultas, quejas y reclamos será el área de Mercadeo.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos.
Kivocart®, como Responsable del Tratamiento, suministrará al Titular toda la información contenida en su registro individual o aquella que esté vinculada con su identificación.
La consulta deberá formularse mediante correo electrónico o por cualquiera de los canales de contacto publicados en nuestro Aviso de Privacidad disponible en nuestro sitio web:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.
Si no fuere posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Procedimiento para Reclamos
Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando considere que existe un incumplimiento de la presente política, podrá presentar un reclamo.
El reclamo deberá contener como mínimo:
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Identificación del Titular.
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Descripción clara de los hechos.
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Dirección de contacto.
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Documentos que desee hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado completar la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Si transcurren dos (2) meses sin recibir la información solicitada, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo.
Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo trasladará al área correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda:
"Reclamo en trámite"
La misma permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para resolver un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha estimada de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
El Titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Kivocart®.
Fecha de Entrada en Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia el 15 de marzo de 2019.
Cualquier modificación a esta política será informada oportunamente mediante nuestro sitio web o a través de los canales oficiales de comunicación.
Información de Contacto
Si tiene preguntas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales o desea ejercer cualquiera de sus derechos, puede comunicarse con nosotros a través de:
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